Operación en Odoo CRM

Cómo se traduce el sistema comercial en la operación diaria de Odoo CRM.

Filosofía operativa

El CRM no es un sistema de reporte. Es la fuente única de verdad del proceso comercial. Si una decisión, una llamada o un mensaje no está en Odoo, no existe.

Configuración mínima recomendada

Etapas del pipeline

1. Nuevo / SLA pendiente. Lead recién entrado, esperando primer contacto.
2. Contactado. Primer toque hecho, esperando respuesta.
3. Calificado (MQL). Cumple criterios para agendar reunión.
4. Reunión agendada. Confirmada con calendar y link.
5. Diagnóstico hecho. Primera reunión completada, esperando segunda.
6. Propuesta enviada. Demo y cotización entregadas.
7. Negociación. Cierre activo.
8. Ganada / Perdida. Estado final.

Motivos de pérdida (solo 4)

• Precio.
• Postergado.
• Producto / Fit.
• Sin respuesta.

Limitar los motivos de pérdida es crítico para que el reporte sea accionable. Más de 4 motivos = ruido.

Reglas operativas no negociables

1. Toda actividad queda registrada

Llamadas, mensajes, emails, intentos sin respuesta. Todo. Si no está, no ocurrió.

2. Toda oportunidad tiene actividad futura

Si una oportunidad no tiene "Próxima actividad" asignada con fecha, está muerta. Punto.

3. Notas de reunión obligatorias

Cada reunión deja minuta breve con: contexto, dolor principal, próximo paso. Sin esto, el follow-up siguiente es débil.

4. Cambios de etapa requieren razón

Mover de "Calificado" a "Reunión agendada" sin link de calendar es trampa. Mover de "Propuesta" a "Negociación" sin propuesta cargada también.

Anti-patrones recurrentes en uso de CRM

Estos errores aparecen en la mayoría de los partners que tienen Odoo pero no lo usan como sistema. Si te encontrás con alguno, atacarlo primero antes de cualquier mejora más sofisticada.

Anti-patrón 1 · "Manejamos los leads por mail y los pongo en Odoo después"

Por qué falla: el mail se vuelve la fuente real, Odoo es retrato a destiempo. Cuando el vendedor renuncia, se va con el contexto en su Outlook.

Solución: regla operativa: "todo lead nuevo entra a Odoo el mismo día". Idealmente con automation desde formulario o landing.

Anti-patrón 2 · "No estábamos midiendo eso"

Por qué falla: sin métricas, no se mejora. Se repiten errores sin saberlo.

Solución: 5 métricas mínimas (capítulo 07). Empezar con esas, no con 30.

Anti-patrón 3 · Etapas que no reflejan el proceso real

Síntoma: el pipeline tiene 12 etapas distintas (Calificado, Pre-Calificado, Calificado A, Calificado B, etc.).

Por qué falla: los vendedores no saben en cuál cargar y la mitad del pipeline está en "limbo".

Solución: 7 a 8 etapas máximo. Más etapas no es más control, es más confusión.

Anti-patrón 4 · Oportunidades acumuladas sin actividad

Síntoma: pipeline con 80 oportunidades abiertas, 50 sin movimiento en 60+ días.

Por qué falla: distorsiona el forecast, oculta los deals reales.

Solución: rutina mensual de higiene del pipeline (capítulo 07).

Anti-patrón 5 · Notas vagas o ausentes

Síntoma: oportunidad con 3 reuniones, sin una sola nota interna.

Por qué falla: al volver al deal después de 2 semanas, nadie se acuerda de qué se habló. Follow-up genérico, oportunidad enfría.

Solución: regla "5 minutos al cierre de cada reunión para cargar nota". Innegociable.

Automatizaciones recomendadas

• SLA de contacto: alerta automática si un lead lleva más de X horas sin actividad registrada.
• Confirmación de reunión: email automático T-24h y T-2h con link y agenda.
• Nurturing de oportunidades perdidas: Marketing Automation con 3 emails (caso real, error de mercado, insight).
• Recordatorio de actividad pendiente: notificación si una oportunidad no tuvo movimiento en X días.

Reportes que importan

• % de leads contactados dentro del SLA.
• % de MQL convertidos en reunión.
• Tasa de show-up.
• Reuniones por vendedor por semana.
• Pipeline por etapa con valor y fecha esperada de cierre.
• Motivos de pérdida agrupados.
• Tiempo promedio entre etapas.

Regla clave. Mejor 5 reportes que el equipo realmente usa, que 30 dashboards que nadie mira.

Checklist · Primeros 30 días arrancando el sistema

Cuando se implementa este sistema en un partner que NO lo tenía, la curva de adopción se compone así. Cumplir esto en orden evita la mayoría de los fracasos.

Semana 1 · Higiene de base

• Limpiar pipeline existente: cerrar todas las oportunidades sin actividad en 60+ días.
• Reducir motivos de pérdida a los 4 oficiales.
• Reducir etapas del pipeline a 7 u 8.
• Definir SLA de contacto formal y comunicarlo al equipo.

Semana 2 · Reglas operativas

• Establecer regla "todo lead nuevo entra a Odoo el mismo día".
• Establecer regla "toda oportunidad tiene actividad futura asignada".
• Establecer regla "5 minutos al cierre de cada reunión para cargar nota".
• Comunicar reglas al equipo. Cero excepciones primer mes.

Semana 3 · Automatizaciones básicas

• Activar alerta de SLA vencido.
• Activar confirmación automática de reuniones T-24h y T-2h.
• Activar recordatorio de actividad pendiente cuando oportunidad no tiene movimiento en 14 días.

Semana 4 · Métricas y rutinas

• Configurar los 5 reportes mínimos.
• Implementar reunión semanal de pipeline (30 min).
• Primera revisión: ¿se está cumpliendo el SLA? ¿se están registrando las notas?
• Si NO se cumple en semana 4, no avanzar con el resto del manual hasta consolidar la base.

Regla. El sistema NO funciona si las 3 reglas operativas básicas no se cumplen. Antes de buscar más leads o mejor copy, asegurar que cada lead que entra hoy queda registrado, tiene actividad y tiene nota.